De Uitdaging:
Zorg voor kennisdeling en versnel werkprocessen

De Oplossing:
De inzet van multifunctionals met (kleuren)scanner, aangevuld met slimme ScanFlowStore software

Manufacturing Case Study
Koninklijke Ten Cate
Met een historie die meer dan 300 jaar teruggaat, is Koninklijke Ten Cate de oudste beursgenoteerde onderneming in Nederland die het koninklijk predikaat mag voeren. Deze multinationale organisatie, die op vier continenten actief is, werkt op het snijvlak van textieltechnologie en chemische processen. Denk aan brand- en/of kogelwerende weefsels, structuren voor infrastructuur en milieu, kunstgras en geavanceerde samenstellingen voor de lucht- en ruimtevaart. Wereldwijd telt Koninklijke Ten Cate ruim 3.500 medewerk(st)ers die samen een omzet realiseren van circa 700 miljoen euro. Deze case heeft betrekking op Ten Cate Holding, gevestigd te Almelo en Ten Cate Advanced Textiles in Nijverdal, hoewel ook andere locaties van de verbeteringen profiteren.

Op zoek naar optimalisatie
Een holding is een administratief zenuwcentrum, waar heel veel inkomende informatie uit de gedecentraliseerde organisatie en uit andere bronnen wordt gebundeld. In de andere richting gaan rapportages en (beleids)nota’s, niet alleen naar de eigen vestigingen, maar als beursgenoteerde onderneming zeker ook naar vele andere belanghebbenden. “Kortom, zo’n holding is een papierfabriek,” vindt corporate information manager Roel Durlinger. “Of, in ons geval liever: wàs een papierfabriek, want sinds we in 2004 scan- en webtechnologie hebben geïntroduceerd vindt uitwisseling van informatie voornamelijk langs digitale lijnen plaats.”

Scan & Share
Op de holding van Koninklijke Ten Cate werd Microsoft SharePoint Portal Server geïnstalleerd, een geavanceerd systeem om documenten via webtechnologie toegankelijk te maken. Voorwaarden zijn uiteraard dat alle documenten in digitale vorm voorhanden zijn en dat er sluitende oplossingen zijn voor het snel en eenvoudig terugvinden van opgeslagen documenten. Met de snelle multifunctionele Xerox WorkCentre (kleuren)documentsystemen, gecombineerd met de beproefde ScanFlowStore software -beide geleverd door de Gedon Groep te Almelokon aan deze voorwaarden worden tegemoetgekomen. De inkomende papieren documenten worden met tientallen pagina’s per minuut perfect gedigitaliseerd en via een handzame indexering met metadata op de juiste (terugvindbare) plek opgeslagen. “Dit brengt voor de hand liggende voordelen met zich mee, zoals ruimtebesparing,” meent Roel Durlinger. “Belangrijker vind ik echter de versnelling in de werkprocessen, die door deze oplossing van Xerox en Gedon Groep mogelijk is geworden. Alle betrokkenen hebben razendsnel toegang tot dezelfde informatie, desgewenst  tegelijkertijd. Dat betekent dat we nu in teams aan projecten werken, waarbij alle teamleden over de actuele informatie beschikken, ook al zitten zij duizenden kilometers van elkaar af. Toen we nog papieren archieven hadden, konden we dat maar moeizaam voor elkaar krijgen. Je merkt dat er nu sneller tot besluitvorming wordt gekomen en vooral ook dat er betere besluiten worden genomen, eenvoudigweg omdat informatie en kennis onmiddellijk beschikbaar zijn.”
Gaandeweg blijkt de oplossing van Xerox en Gedon Groep ook op geheel andere niveaus belangrijke voordelen met zich mee te brengen. Durlinger: “Het regelmatig samenstellen en naar alle vestigingen verzenden van onze knipselkrant met de laatste publicaties over
Koninklijke Ten Cate was altijd een tijdrovende klus die nu via scan & store in een handomdraai wordt geklaard. Hetzelfde geldt voor het actueel houden van ons Accounting Manual, met richtlijnen voor de uitvoering van de financiële administratie. Die handleiding moet vaak worden aangepast aan veranderde wet- en regelgeving. Voorheen stuurden we maandelijks de nieuwe en aanvullende pagina’s, die in de ecentrale vestigingen vervolgens in het losbladige basisbestand moesten worden ingeweven. Dat ging allemaal te langzaam en de kans op fouten was te groot. Nu kunnen wij de bestanden tijdig aanpassen en iedereen heeft de beschikking over de enige juiste versie.” Roel Durlinger vindt het lastig om de voordelen van de Xerox WorkCentre / ScanFlowStore combinatie te kwantificeren: “We hebben concrete besparingen, bijvoorbeeld op de uitbesteding van drukwerk. De WorkCentre systemen leveren in hoog tempo uitstekend kleurenprintwerk op, zodat we op drukkerskosten besparen, maar ook tijdwinst boeken. De hoofdmoot van de voordelen moet je echter zoeken in de directe deling van informatie en kennis tussen medewerkers en andere partijen. Zoiets is niet echt in euro’s uit te drukken, maar dat onze efficiency er beter door is geworden, zal iedereen beamen.”

De voordelen op rij:

• Inkomende (kleuren)documenten worden in hoog tempo gescand en correct opgeslagen
• Indexering vindt op eenvoudige wijze en volgens logische stramienen plaats
• Informatie en kennis zijn direct toegankelijk voor alle belanghebbende via intranet
• Virtual teamworking versnelt en verbetert besluitvorming
• Ook op andere niveaus winst door efficiëntere werkprocessen
• Hoge (kleuren)printkwaliteit maakt publicaties onafhankelijk van derden mogelijk.

→ Download deze informatie in PDF