De Uitdaging:
Maak de documentomgeving effi ciënter en dring het gebruik van papieren documenten terug

De Oplossing:
De implementatie van een tiental krachtige multifunctionals, waaronder drie kleurensystemen, aangevuld met ScanFlowStore software voor geavanceerde scanfaciliteiten

Meervoudige uitdagingen:
Kort na de millenniumwisseling startte Vereniging Eigen Huis een programma om de overstap
te maken van de analoge naar de digitale documentomgeving. “Stapsgewijs hebben we de
copiers ingewisseld voor multifunctionals en zijn we begonnen met het uitbannen van de desktop
printertjes, die intussen op praktisch alle werkplekken waren opgedoken”, zegt Lieuwe Buis,
manager ICT en Facilitaire Zaken bij VEH. “We wilden snel van die desktops af, want die zijn
enorm duur in gebruik. Samen met Xerox hebben we een programma opgesteld om de transitie
naar de afdelings-multifunctionals goed te laten verlopen.”
Een tweede uitdaging had betrekking op het reduceren van de beheerkosten en tegelijkertijd het
bevorderen van de continuïteit van de documentomgeving. Lieuwe Buis: “Een vereniging als de
onze behoort heel goed na te denken over haar werkprocessen, om de verenigingsgelden zo goed
mogelijk tot hun recht te laten komen. Dat betekent niet dat je altijd per se naar de goedkoopste
oplossing moet zoeken; wel moet je voor een structuur kiezen die maximale continuïteit biedt. Daar
horen kwaliteit en betaalbaarheid uiteraard bij. Als je op de factor ‘beheer’ kunt besparen, doe je
het goed en krijg je ruimte voor bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering.”
De derde uitdaging wordt nu aangegaan en heeft betrekking op het digitaliseren van de
binnenkomende post en het creëren van digitale dossiers. “In onze organisatie gaat veel papier
om en we zijn al tijden bezig om het papiergebruik te beperken,” aldus Lieuwe Buis. “Er komt een
moment dat je te veel papier in huis hebt, zodat je veel kosten maakt voor huisvesting, opslag en
terugzoeken van documenten. Het werd tijd om hierin verbeteringen aan te brengen.”
De oplossingen
Het vervangen van de analoge copiers en de desktop printers is soepel verlopen. “Mensen
willen hun desktopje eigenlijk niet kwijt, maar we hebben ze van de voordelen van de afdelingsmultifunctionals
kunnen overtuigen”, stelt Lieuwe Buis. “Intussen zijn we het pad naar het digitale
kantoorlandschap ingeslagen, om te beginnen door ontvangen facturen te scannen, gevolgd door
het digitaliseren van binnenkomende post. Uiteindelijk willen we ook de omvangrijke dossiers
(juridische, hypothecaire enz.) gaan digitaliseren. Dat moet in een document-intensieve organisatie
als onze vereniging fl ink wat besparingen opleveren. Niet alleen in de zin van ruimtebesparing,
maar ook voordelen bij het terugzoeken van informatie. Voor het digitaliseren van de documenten
maken we gebruik van de scanner van de Xerox multifunctionals, aangevuld met het programma
ScanFlowStore. Dat werkt eenvoudig en betrouwbaar. Eveneens vanwege eenvoud en
betrouwbaarheid hebben we gekozen voor het PagePack aanbod van Xerox. Daarin zijn alle
gebruikselementen van de multifunctionals opgenomen tegen een vooraf afgesproken prijs. Dus
inclusief verbruiksmaterialen (ook voor de kleurensystemen) en technische services. Al met al
levert de nieuwe documentomgeving ons een besparing op van circa 20%. Bovendien hebben we
nu minder zorgen en gegarandeerde continuïteit, vooral ook doordat Xerox zich aan de afspraken
houdt. Wat wil je nog meer?”

De voordelen op rij
• Ca. 20% kostenbesparingen door effi ciëntere afdruksystemen en kortere terugzoektijd
• Ruimtebesparing door terugdringing van archieven via scanning met ScanFlowStore
• Hoog serviceniveau tegen vooraf afgesproken prijs via PagePack
• Hoog kwaliteitsniveau, inclusief full colour printing
• Vereenvoudigd beheer van de totale documentomgeving via CentreWare Web
• Professionele ondersteuning van The Document House Xerox Midden en ZuidWest Nederland
en de daaraan gelieerde The Network Company voor de ICT-tak.