De kracht van 'kleur' en 'digitaal' volledig benut

De Uitdaging:
Versoepel de werkprocessen in ons reclamebureau en verbeter onze presentatiemogelijkheden.

De Oplossing:
Acht kleurendocumentsystemen met software voor digitaal archiveren en voor doorberekening van kosten.

Customer Case Study
PPGHJWT
Het Nederlandse reclamebureau PPGH fuseerde met de Amerikaanse communicatiereus JWT, die op zijn beurt deel uitmaakt van het wereldomspannende communicatieconcern WPP. Sinds de fusie heeft PPGHJWT toegang tot een enorm internationaal netwerk, waarin alle communicatiedisciplines tot hun recht komen. Met ruim 90.000 medewerkers verspreid over 106 landen behoort WPP tot de absolute top.
PPGHJWT telt in Nederland circa 250 medewerkers, die werken voor merken als BMW, Gamma, ABN Amro International, Robijn, Knorr en Dolfinarium, om er maar enkele te noemen.

Toegevoegde waarde
Van een reclamebureau mag je verwachten dat er zeer hoge eisen worden gesteld aan de interne en externe communicatie. “Wij zijn altijd al erg bij de les geweest als het om communicatietechnologie gaat,” meent Joep Steenman, hoofd Inkoop bij PPGHJWT. “Digitale archivering en
kleurenprinten zijn dan ook geen nieuwe fenomenen voor ons. Toch werden wij aangenaam verrast door de vele mogelijkheden die de nieuwe generatie hard- en softwaresystemen van Xerox te bieden heeft. Daarmee kunnen wij onze efficiency, slagkracht en presentatie op een aanzienlijk hoger niveau brengen. Ik heb zelden meegemaakt dat onze mensen zo enthousiast reageerden op een noviteit. Ook onze financiële directeur, die natuurlijk weet dat kleurenafdrukken meer kosten met zich meebrengen dan zwart/wit prints, doorzag onmiddellijk de enorme toegevoegde waarde van de Xerox omgeving.”

Perfectie in communicatie
Na een positieve business case en een geslaagde proefplaatsing implementeerde Xerox zes WorkCentre Pro C2636 colour capable multifunctionals in de kantoororganisatie en twee snelle DocuColor 250 productiesystemen op de creatieve afdelingen van PPGHJWT. De afdrukkwaliteit van deze laatstgenoemde (50 cppm) systemen is ruim voldoende om zelfs de meest kritische klanten van perfecte presentaties te voorzien. Van belang is hier ook dat op een grote verscheidenheid van media kan worden afgedrukt. Alle medewerkers kunnen via het netwerk alle afdruksystemen aansturen. Softwarematig wordt bijgehouden wie wat print en voor welk project, zodat nauwkeurige doorberekening van afdrukkosten kan plaatsvinden.

Scan & Store
“Naast colourprinting worden de scanfuncties van de Xerox systemen bij ons intensief benut,” stelt Joep Steenman. “Om te kopiëren, te faxen en te e-mailen, maar vooral om informatie via ScanFlowStore in digitale vorm toegankelijk te maken. Daarmee versnellen en verbeteren wij
onze werkprocessen op alle niveaus. Creatieve teams werken samen met dezelfde teksten, illustraties en andere materialen. Op de financiële afdeling hebben ze met een paar muisklikken het overzicht over de facturen. Weliswaar digitaliseerden wij al langer documenten, maar dat was toch een vrij moeizaam proces, met een speciale scanner en met een geschoolde documentalist. Met de Xerox systemen kan evenwel iedereen heel eenvoudig scannen en opslaan. Dat is echt een aanwinst voor onze organisatie.”

Vertrouwen
Het terugzoeken van de via ScanFlowStore opgeslagen documenten verloopt al even eenvoudig en efficiënt. Althans voor degenen die daartoe geautoriseerd zijn. “Lang niet iedereen hoeft te weten wat we doen om een nieuwe klant binnen te halen,” vindt Steenman. “En zo is het ook niet wenselijk dat iedereen toegang heeft tot de personeelsadministratie. Met ScanFlowStore kunnen we tot op werkplekniveau aangeven wie toegang heeft tot welke informatie. Ook in dit opzicht kunnen wij volledig op de Xerox systemen vertrouwen.”

De voordelen op rij:

• Snelle full-colour afdruksystemen voor authentieke, effectieve in- en externe grafische communicatie
• De sluitende oplossing voor het doorberekenen van afdrukkosten aan projecten en klanten
• Mogelijkheden om op uiteenlopende materialen te printen
• Dankzij multifunctionals geen afzonderlijke (dure) desktop printers en faxen meer nodig
• Multifunctionals zijn ook uitstekend geschikt voor scanning t.b.v. e-mailen en digitale archivering
• ScanFlowStore software maakt digitalisering en terugzoeken uiterst eenvoudig
• Door digitalisering konden werkprocessen worden gestroomlijnd.

→ Download deze informatie in PDF