Nieuwe software maakt het noodzakelijk om over te gaan naar gecombineerde printers

De insteek
De belangrijkste insteek voor de vervanging van de Multifunctionals was de afloop van de contracten.
Daarnaast liet de huidige apparatuur te wensen over op het gebied van kwaliteit, instellingen
van papierlades en papierstoringen. Ook de service organisatie schoot tekort door het niet
halen van responsetijden bij een service call. De komst van nieuwe software maakte het
noodzakelijk om over te gaan naar gecombineerde printapparatuur.

De aanpak
Er was een voorselectie van leveranciers met voornamelijk grote namen als Nashuatec, Océ, Xerox
en HOG. Verschillende gesprekken en demonstraties moesten een beeld geven over de potentie van
een leverancier en haar apparatuur. De verschillende leveranciers hebben voorstellen uitgewerkt en
deze uitgebreid kunnen toelichten en eventueel aan kunnen passen. Na de uiteindelijke beslissing
heeft een proefopstelling het bewijs geleverd voor de kwaliteit van de aangeboden producten en
diensten.

De keuze
De keuze is gevallen op Xerox, waar de persoonlijke aanpak erg gewaardeerd werd. Wat duidelijk
naar voren kwam is dat Xerox Huijbregts Notarissen graag als klant wilde verwelkomen.Wat de keuze
positief beïnvloed heeft is het meedenken met Huijbregts Notarissen op veel gebieden. Ook kleine
zaken als een rondleiding door het pand van Xerox in Eindhoven werd erg op prijs gesteld.
Vanaf het begin werd door Xerox de focus gelegd op het efficiënter maken van verschillende bedrijfsprocessen.
Efficiency is een belangrijke eigenschap van de producten die Xerox levert. Bij het printen
bijvoorbeeld, draait het niet alleen om de snelheid per minuut. Printproductiviteit gaat over de verwerkingssnelheid
bij het maken van werkelijke kantooropdrachten, zoals printjobs vanaf meerdere
werkplekken vanuit verschillende applicaties.
Een ander bedrijfsproces waar veel winst valt te behalen is het faxen. Ondanks
dat het faxverkeer afneemt door makkelijkere communicatie methoden als
e-mail, zal de fax niet zomaar verdwijnen. Tijdens de advisering heeft Xerox daar
ook aandacht aan gegeven door aan te geven wat andere mogelijkheden zijn op
dit gebied. Zo kan er bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van het gemak van
e-mail bij het verzenden en ontvangen. Een gebruiker kan dan een document
direct vanaf de werkplek versturen via E-mail, de ontvanger krijgt wel gewoon een fax uitgeprint op
het fax apparaat. Directe tijdswinst bij het versturen dus. Ontvangen kan ook op de werkplek, zowel
persoonlijk als per afdeling. Ook blijft de mogelijkheid om een “papieren” document te versturen van
de Multifunctionele apparatuur van Xerox.
Op het gebied van scannen zijn verschillende zaken gedemonstreerd, zoals het scannen naar een
e-mailadres of zelfs rechtstreeks naar een netwerkfolder. Doordat de Xerox software de documenten
automatisch op inhoud doorzoekbaar maakt (searchable PDF) kunnen alle documenten eenvoudig
teruggevonden worden.
Uiteindelijk maakt Huijbregts Notarissen op alle vestigingen gebruik van Xerox
apparatuur, de iXware faxserveroplossing en de scanoplossing ScanFlowStore. Al deze
oplossingen zijn geïntegreerd, scans en faxen kunnen vanaf de Xerox apparatuur
verzonden worden. De faxen kunnen zelfs ook vanaf de werkplek verzonden worden en
eventueel ook op de werkplek ontvangen. Daarnaast worden ook alle faxen automatisch
door ScanFlowStore omgezet naar searchable PDF documenten, zodat het digitale
faxarchief ook eenvoudig doorzoekbaar is. Tenslotte kan Huijbregts Notarissen ook uitstekend
kopiëren met de geleverde Xerox apparatuur!
Xerox Brabant is de Premier Partner + van de Xerox Corporation in Brabant. Dit betekent dat Xerox
Brabant exclusief verantwoordelijk is voor de verkoop van de totale productlijn van Xerox in Oost- en
Midden Brabant. Xerox is marktleider op het gebied van zowel zwart/wit als kleuren copiers/printers.
Premier Partner + is de hoogste status die een partner van de Xerox Corporation kan verdienen. Het
houdt in dat die partner voldoet aan de zware criteria die Xerox heeft gesteld op het gebied van kennis,
aftersales, service, showroomuitrusting, financieel management en klantentevredenheid.


Huijbregts Notarissen is een van de grotere notariskantoren van
Zuid Nederland. De huidige organisatie telt circa 85 medewerkers,
verdeeld over 3 vestigingen in ’s-Hertogenbosch, Rosmalen en
Vlijmen. Binnen Huijbregts Notarissen werken 8 notarissen en 12
kandidaat notarissen, die alle delen van de notarisbranche kunnen
bedienen.

Huijbregts Notarissen B.V. is in 1991 ontstaan door een fusie van vier notariskantoren in de regio
’s-Hertogenbosch. Het waren de kantoren van Huijbregts en Peters in Rosmalen, Jansen in Vlijmen,
Van der Werf en Houx in ’s-Hertogenbosch (eerder Van Noorden) en Van Son en Raadschelders in
’s-Hertogenbosch. In 2002 is Notariaat Van den Oord (eerder De Ruyter en Wiegman en nog eerder
Rits en Ploegmakers) toegetreden. Huijbregts Notarissen houdt thans praktijk in ’s-Hertogenbosch,
Rosmalen en Vlijmen. Zij is een besloten vennootschap van uitsluitend notarissen die haar diensten
op specialisten niveau aanbiedt.

Huijbregts Notarissen B.V. heeft zich ontwikkeld tot een modern notariaat dat de onafhankelijkheid
en onpartijdigheid hoog in het vaandel heeft staan. Daarom is ervoor gekozen alleen notariskantoor
te zijn en geen fusies aan te gaan met andere zakelijke dienstverleners. Wel is Huijbregts Notarissen
aangesloten bij Formaat Notarissen, een landelijk samenwerkingsverband van zelfstandige notariskantoren
op het gebied van marketing en communicatie.

Huijbregts Notarissen is een bedrijf dat haar klanten actief benadert via makelaars. Voornamelijk
profiteert het echter van mond-tot-mond reclame. Een avondopenstelling maakt het kantoor ook
na werktijd toegankelijk. Huijbregts Notarissen is met onder andere de Kamer van Koophandel,
medeorganisator van een jaarlijkse bijeenkomst voor het MKB in oost en midden Brabant.

Huijbregts Notarissen onderscheidt zich op het gebied van expertise; er zijn nagenoeg geen andere
kantoren die op zoveel verschillende disciplines gespecialiseerde kennis in huis hebben. Denk daarbij
aan Projectontwikkeling, Estate Planning, Veilingen en Ondernemingsrecht.

Huijbregts Notarissen vooruitstrevendheid openbaart zich op diverse gebieden. Zo gebruikt men een
speciaal koelingssysteem voor haar pand in ’s-Hertogenbosch; wordt er een marketinggerichte
strategie gahanteerd in plaats van kostprijsgerichte strategie; en is er een centrale administratie voor
de verschillende locaties. Op het gebied van kantoor automatisering
zijn er ook vooruitstrevende zaken in huis, waar onder
andere Xerox een belangrijke rol in heeft gespeeld. In deze brochure
treft u de mogelijkheden die Huijbregts Notarissen in huis
heeft van Xerox op het gebied van documentmanagement.